在政府日常办公自动化应用中，各级政务机关产生大量文件及电子公文，由于传统OA系统未能将公务流转、发布系统与档案管理系统整合，使得文件归档于无标准、无秩序状态。使信息资源面临着分散管理状态下的价值折损及资源浪费状态。随着信息技术的发展、政府办公管理的需求，使公文档案一体化管理成为当前电子政务发展必然。

 

一、系统功能

主要包括公文管理和档案管理

1、公文管理

发文管理：

将经过领导审批拟制公文形成正式公文，通过文件分发模块按相应的流程和人员将其公文发到各发送单位。

收文管理：

快速处理系统内来文和系统外来文，对于内部来文，可以直接通过传阅流程实现文件传阅及办理；对于外来纸质公文采用扫描等处理手段实现数字化，对于外来电子公文，通过数据交换实现公文转换，再进行公文传阅处理。

公文审批：

定制工作流程，有权限的领导在公文提交后进行审批操作。支持会签和逐级审批等多种复杂流程，支持同时和依次两种审批方式。

催办督办：

通过工作流程，由相关管理部门和领导发起，对公文及具体事件提出催办、督办.

电子签章：

包括电子签名和电子印章。通过电子签章制作、发放系统，实现电子签章的制作印发，支持硬件密钥凭证。系统根据签名口令通过算法自动生成密钥文件，确保签名安全性。需要特殊保密信息，可通过对用户ID的加工产生不易破译的密码并记入文档；为使签名直观，在公文上留有特定用户的可写入签名区域。

2、档案管理

归档整理：

从办公自动化系统移交到档案处（室）的公文信息要进行接收处理，对离线移交公文信息还要进行数据导入到档案管理系统，并对移交公文真实性、完整性、有效性检验。

归档鉴定：

是一个将文件转换成档案的过程。通过对预归档文件鉴定、使文件有序化形成案卷。

批量转换：

以件为单位将文件有序化转换成档案过程。主要在文书档案，照片档案管理方面广泛应用。

案卷（文件）调整：

归档后的案卷、文件进行批量修改、转移、合并、拆分、卷号（件号）调整等整理工作。

二、系统特点

根据工作流系统，可灵活定义发文、收文、督办等处理流程，满足不同单位的实际需求

提供公文、档案的全文检索功能，类似搜索引擎操作方式，可快速定位有价值文档

丰富数字加工工具及手段，实现对不同类型纸质、视音频、图片等类型的档案数字化转换。